Privacyverklaring Psyned

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd: maart 2021.

Introductie

Voor Psyned is privacy een heel belangrijk thema.
Omdat wij persoonlijke gegevens van mensen verwerken, is het voor ons van het grootste belang dat jouw privacy en gegevensbescherming te allen tijde wordt gewaarborgd.
Jij moet gerust zijn dat we zeer zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. Met deze Privacyverklaring willen we je volledig en transparant duidelijk maken:

• hoe we met jouw gegevens omgaan;
• waarom we welke gegevens nodig hebben;
• hoe we ervoor zorgen dat jouw gegevens veilig zijn;
• welke rechten je hebt met betrekking tot je data.

In onze Privacyverklaring maken wij onderscheid tussen mensen die enkel onze website gebruiken (websitegebruikers), mensen die contact met ons opnemen om van onze diensten gebruik te maken (cliënten) en psychologen met wie wij werken (behandelaars).
In het eerste hoofdstuk zijn meer algemene bepalingen opgenomen die voor websitegebruikers, cliënten en behandelaars van belang zijn.

Inhoudsopgave

• Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
  Algemene informatie AVG; Functionaris Gegevensbescherming; Rechten van iedereen die met ons gegevens deelt;
• Hoofdstuk 2. Cliënten
  Welke gegevens worden er verwerkt en opgeslagen wanneer je cliënt bij ons bent; Waarom; Hoe;
• Hoofdstuk 3. Websitegebruikers
  Welke gegevens worden er verwerkt en opgeslagen wanneer je alleen websitegebruiker bij ons bent; Waarom; Hoe;  
• Hoofdstuk 4. Overig
  Hier staat wat overige informatie die nuttig kan zijn om te weten.

1. Algemene bepalingen

1.1 AVG 

Psyned verwerkt persoonsgegevens volgens de regels van de AVG en de WGBO (Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Ook leven we de Beroepscode na van het NIP.
Psyned BV geldt als zogeheten verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens. De actuele bedrijfsinformatie over Psyned kan je hier vinden en onze contactgegevens staan hier: https://www.psyned.nl/contact/

1.2 Functionaris gegevensbescherming

Er is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor vragen aan de FG kan je mailen naar fg@psyned.nl.

1.3 Wijzigingen Privacyverklaring

Psyned behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring periodiek te wijzigen. Waar mogelijk zal Psyned je informeren over zo’n wijziging. Wij raden je aan online te checken wat de meest actuele versie is.

1.4 Rechten

Op grond van de AVG heb je uitgebreide rechten voor de persoonsgegevens die wij van je verwerken. Deze mag je inzien, aanvullen en verbeteren. Je mag ons ook vragen om jouw gegevens te wissen. Soms kan dat niet en in dat geval laten we je altijd weten waarom dat niet kan. Je mag daarnaast bezwaar maken of ons vragen om het verwerken van je persoonsgegevens te beperken. Je hebt ook een recht om je gegevens over te dragen (dataportabiliteit).

1.5 Uitoefenen van je rechten en klachten

Je kan de hierboven genoemde rechten inroepen door ons te mailen op avg@psyned.nl of een brief te sturen naar ons adres. Elk verzoek wordt uiterlijk binnen 4 weken beantwoord. Als je het niet eens bent met de manier hoe Psyned omgaat met jouw persoonsgegevens, kan je ook hier naartoe een bericht sturen. Wij proberen dan om samen met jou een oplossing te vinden. Lukt dat niet, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder via deze link.

1.6 Verwerkers

Psyned moet voor haar dienstverlening soms 3e partijen inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Denk aan leveranciers van e-mail, online opslag of onze partner die de facturatie verzorgt. Zulke leveranciers worden verwerkers genoemd onder de AVG. Psyned heeft met elke verwerker een getekend contract waarin zij zich committeren om de ontvangen persoonsgegevens zorgvuldig te gebruiken in overeenstemming met de regels van de AVG.

1.7 Beveiligen van persoonsgegevens

Psyned neemt verschillende maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te beschermen waaronder bijvoorbeeld standaard gebruik van versleutelde e-mail voor communicatie met cliënten, behandelaars en verwijzers, tweefactor-authenticatie voor inlog in onze systemen en waar nodig het pseudonimiseren van cliëntgegevens in facturen of brieven naar verwijzers.

2. Cliënten

2.1 Wat doet Psyned voor cliënten

Word je cliënt, dan ben je met een hulpvraag bij ons gekomen en hebben we je, indien mogelijk, ingepland bij een van onze behandelaars. Hiervoor deel je met ons persoonlijke gegevens die wij onderverdelen in contactgegevens en gezondheidsgegevens. Deze gegevens hebben we nodig om ervoor te zorgen dat wij de juiste hulp en behandelaar voor jou kunnen inschakelen en daarna om de administratieve en financiële afhandeling van een behandeltraject te kunnen doen.

2.2 De gegevens die wij nodig hebben

Als jij je aanmeldt als cliënt gaan wij op basis van je input proberen om een passende behandelaar voor je te vinden die je kan helpen. Psyned heeft eigen behandelaars en een groot netwerk van vrijgevestigde behandelaars waarmee wij samenwerken.
Voor onze dienstverlening hebben wij de volgende persoonsgegevens nodig:

• Contactgegevens (NAW, telefoonnummer, e-mailadres)
• Gezondheidsgegevens (de combinatie leeftijd, geslacht & korte beschrijving van je hulpvraag)

Voor zakelijke klanten (bijv. werkgevers) die zich bij ons aanmelden, verwerken wij de volgende gegevens:

• Contactgegevens (Naam contactpersoon, organisatienaam, telefoonnummer, e-mailadres, functie)

Wat doen we met je gezondheidsgegevens?

• Deze gegevens zijn voor ons noodzakelijk om een behandelaar voor te stellen die de juiste kennis en vaardigheden heeft om jou te ondersteunen bij jouw hulpvraag.
• Zodra wij een afspraak voor je maken bij een behandelaar, sturen we – met je toestemming – deze gegevens versleuteld door zodat deze zich kan voorbereiden op jullie eerste gesprek. Een behandelaar houdt zelf een dossier van jou bij op basis van de regels van de WGBO en de Beroepscode van het NIP. Psyned heeft hier geen toegang toe.

Wat doen we met je contactgegevens?

• Je contactgegevens zijn nodig zodat wij kunnen bemiddelen om een behandelaar voor je te vinden die past qua locatie en afstand.
• Je e-mail gebruiken we om te kunnen communiceren over de eerste afspraak. Je ontvangt bij het maken van een afspraak ook een bevestigingsmail met informatie over de behandelaar en de kosten van behandeling.

• • We gebruiken je e-mail ook om via Trustpilot een verzoek te sturen tot beoordeling van het gesprek met ons secretariaat. Hiermee kunnen we onze dienstverlening verbeteren en krijgen websitebezoekers een eerste indruk van onze dienstverlening.
  • Indien je bij een van de bij ons aangesloten behandelaars in behandeling gaat, dan krijg je na afloop van het traject een verzoek per e-mail om de behandeling te evalueren. Zo weten wij hoe onze behandelaars bevallen en kan Psyned haar dienstverlening blijven verbeteren.
• Verder gebruiken we jouw contactgegevens voor de administratieve en financiële afhandeling van de geboden zorg. Wanneer deze via ons verloopt maken wij standaard gebruik van een externe partij om de facturen te laten versturen en bij jou te incasseren.
• Wanneer een behandeltraject wordt betaald door een verwijzende organisatie (bijv. het UWV of een werkgever) zorgt Psyned ervoor dat deze verwijzende organisatie gepseudonimiseerde persoonsgegevens ontvangt in de facturen voor de behandeling.

2.3 Waar blijft je data en hoe lang bewaren we die?

• Alle data wordt bewaard binnen de EU, behalve voor normaal bedrijfsmatig e-mailverkeer dat buiten de EU kan worden bewaard. E-mailverkeer met cliënten valt hier niet onder.
• Persoonsgegevens die Psyned nodig heeft om een passende behandelaar te vinden worden twee weken na het laatste contactmoment met een cliënt gewist.
• Persoonsgegevens die nodig zijn voor een lopende behandeling blijven gedurende de behandeling bewaard tot twee jaar na de laatste afspraak. De behandelaar zelf houdt een medisch dossier bij, met een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar. Wij hebben geen inzage in deze dossiers.
• Persoonsgegevens voor de financiële afhandeling bewaart Psyned zolang als wettelijk noodzakelijk.

2.4 Wat zijn de grondslagen voor het gebruik van je gegevens

• gezondheidsgegevens: het tot stand brengen van een behandelovereenkomst met een gezondheidswerker, namelijk de behandelaar die valt onder de werking van de WGBO;
• contactgegevens: uitvoeren overeenkomst;
• financiële gegevens: uitvoeren overeenkomst;
• gebruik van e-mail voor het toesturen van een Trustpilot verzoek of een verzoek tot evaluatie van een behandeling: gerechtvaardigd bedrijfsbelang van Psyned. Een dergelijk verzoek kan de ontvanger altijd weigeren zonder consequenties;
• gebruik van e-mail voor toesturen van nieuwsbrieven en onderzoeken na afloop van een behandeltraject: het gerechtvaardigd belang van Psyned om een cliënt te benaderen met vergelijkbare diensten. Een cliënt kan zich in elk bericht uitschrijven.

2.5 Duidelijke afspraken met behandelaars

Psyned heeft ervoor gekozen om de bepalingen uit de AVG en de Beroepscode te verwerken in de samenwerkings- en bemiddelingsovereenkomst met de bij ons aangesloten behandelaars. Dat betekent dat zij ervoor hebben getekend dat zij ook aan de eisen van de AVG en die van andere toepasselijke regels voldoen zoals die in de WGBO en de Beroepscode.

3. Websitegebruikers

3.1 Gebruik van Cookies

Een methode die veel op internet wordt gebruikt om de werking van internetpagina’s te verbeteren, is het gebruik maken van zogenaamde “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die automatisch door de bezochte internetpagina op het apparaat van een bezoeker worden geplaatst.
Er zijn verschillende soorten cookies, wij gebruiken op onze website alleen een websitestatistieken cookie. Met deze data krijgen wij inzicht in het gedrag van onze bezoekers op de website. Deze informatie wordt gebruikt om de website te verbeteren en de gebruikerservaring te verbeteren. Wij kunnen bijvoorbeeld zien welke pagina’s slecht worden bezocht en hierop actie ondernemen.

3.2 Google Analytics

Om websitestatistieken in te zien gebruiken wij Google Analytics. Deze statistieken geven ons relevante informatie over de bezoekers van de website.
Voor het gebruik van de websitestatistieken cookie van Google Analytics hoeft Psyned geen toestemming te vragen, deze informatie is geanonimiseerd. Wij hebben Google Analytics geïmplementeerd volgens deze richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens en er is een verwerkersovereenkomst gesloten met Google waarin staat dat wij geen gegevens delen.
Mocht je toch willen voorkomen dat je website bezoek op geen enkele manier door Google Analytics wordt gezien, dan kan je hiervoor een speciale browserextensie installeren, via deze link.

3.3 Cookies voorkeuren aanpassen

In je browser kun je de instellingen voor cookies aanpassen, dit kun je doen voor elke gebruiker en computer. Meer informatie over cookies en instellingen kun je vinden op www.allaboutcookies.org.

3.4 (zelf)tests en zelfhulp

Op onze site vind je een aantal zelftests in de vorm van vragenlijsten. Meestal wordt hierbij niet gevraagd om persoonsgegevens. Indien je wel gevraagd wordt persoonsgegevens in te vullen, wordt dit uitdrukkelijk vermeld. Zo snel als mogelijk na verzameling wordt de zelftestdata geanonimiseerd waardoor de gegevens niet meer te herleiden zijn tot individuele personen. Indien het nodig is onderzoek uit te voeren met herleidbare gegevens, wordt door ons altijd vooraf toestemming aan je gevraagd voor je gebruik.
De geaggregeerde resultaten van onze zelftesten kunnen door Psyned ook gebruikt worden voor de volgende redenen waarvoor wij aparte grondslagen hebben:

• om ons zorgaanbod af te stemmen op resultaten: gerechtvaardigd belang van Psyned om ons dienstenportfolio te verbeteren;
• om de resultaten te gebruiken voor eigen onderzoek: gerechtvaardigd belang van Psyned (om ons dienstenportfolio te verbeteren);
• om periodiek persberichten te publiceren: gerechtvaardigd belang van Psyned (om trends in behandelingen en de samenleving te signaleren);
• voor wetenschappelijk onderzoek: algemeen, publiek belang.

Daarnaast heeft onze website een onderdeel met zelfhulp. Hiervoor werken wij samen met de externe partner Therapieland. Voor een zelfhulpmodule van Therapieland gelden aparte voorwaarden en is er een aparte privacyverklaring. Psyned heeft geen inzage in de persoonsgegevens die worden verstrekt in het kader van zelfhulp. Wij hebben ook geen toegang tot de resultaten van de zelfhulpmodules van Therapieland.

4. Overig 

Verbeteren van de kwaliteit

Psyned is voortdurend bezig om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. We doen dit onder andere door intercollegiale toetsing van onze behandelaars, periodieke audits (op naleven van de beroepscode en relevante wet- en regelgeving), voor het behalen en monitoren van certificeringen en kwaliteitskeurmerken (bijv. ISO of HKZ) en voor onderzoek van calamiteiten of incidenten. In dat kader kunnen wij periodiek en op basis van geheimhouding steekproefcontroles laten doen van dossiers bij onze behandelaars door gekwalificeerde auditors.