Zo maak je een verzuimprotocol

Eén van je medewerkers is (langdurig) ziek. Weet jij dan welke stappen er gezet moeten worden? En je medewerkers? Het is handig om deze stappen alvast op een rij te hebben. Voor zowel jou als voor je medewerkers. Dat doe je in een verzuim­protocol. Als je dit protocol duidelijk opstelt kan ook het re-integratieproces snel en goed van start. En is het voor iedereen binnen je organisatie duidelijk wie wanneer wat moet doen. Het is dus belangrijk een geschikt verzuimprotocol te hebben. Maar hoe maak je die? We leggen het je hieronder uit.

Laatste update: 10 mei 2022

Wat is een verzuimprotocol?

In een verzuim­protocol leg je vast wat de verantwoordelijkheden van jou en je medewerkers zijn bij (psychische) ziekte of arbeidsongeschiktheid. Je zet alle regels op een rij, van ziekmelding tot bereikbaarheid en van het opstellen van een plan van aanpak tot betermelding. Het verzuimprotocol is een hulpmiddel om de procedure van ziekteverzuim goed te doorlopen. Door deze regels schriftelijk vast te leggen weten jij en je medewerkers precies wat jullie moeten doen in geval van ziekte.

Wet Verbetering Poortwachter

Als werkgever kun je zelf een verzuimprotocol opstellen, hierbij moet je wel voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter. In deze wet staan een aantal regels die jij en je medewerker verplicht moeten doorlopen in de eerste twee jaar dat je medewerker ziek is. Zo moet je na zes weken ziekte een probleemanalyse laten uitvoeren en binnen acht weken na de ziekmelding een plan van aanpak maken. Het is belangrijk je aan de Wet Verbetering Poortwachter te houden. Sterker nog: het vergroot de kans op een goede re-integratie. Een goed verzuimprotocol is maatwerk en bevat naast deze wettelijke regels ook regels die specifiek voor je organisatie gelden en aansluiten op de bedrijfscultuur.

Zo maak je een verzuimprotocol

Om je te helpen zelf een verzuimprotocol op te stellen hebben we de zes belangrijkste thema’s die aanbod moeten komen in jouw verzuimprotocol op een rijtje gezet:

  • Regels rond ziekmelding

Bij het maken van een verzuimprotocol begin je met het opstellen van regels hoe je medewerker zich moet ziekmelden, bij wie en hoe laat. Bijvoorbeeld: ‘Bij ziekte moet de medewerker zich op de eerste ziektedag voor 9.00 uur telefonisch ziekmelden bij zijn direct leidinggevende’. Bepaal ook welke informatie je precies nodig hebt van je medewerker, zoals de vermoedelijke duur van het verzuim, lopende werkzaamheden en hoe je medewerker te bereiken is.

  • Bereikbaarheid van je medewerker

Daarna geef je aan in hoeverre je medewerker tijdens zijn verzuim bereikbaar moet zijn voor contact met jou of met de arbodienst. Voor de bereikbaarheid kun je een periode vaststellen en een tijdvak kiezen. Bijvoorbeeld: ‘De medewerker moet de eerste 8 weken van zijn verzuim altijd tussen 10.00 en 12.00 uur bereikbaar zijn op het opgegeven (verpleeg)adres voor (onaangekondigd) contact met de werkgever of de arbodienst’. Onder dit thema vallen ook de regels over het wijzigen van verblijfadressen en de communicatie daarover.

  • Contact tussen jou en je medewerker

Het is verstandig om als werkgever regelmatig contact op te nemen met je zieke medewerker. In het protocol beschrijf je wanneer en hoe dit contact plaatsvindt. Bijvoorbeeld: ‘Naar aanleiding van de ziekmelding neemt de werkgever in de eerste week telefonisch contact op met de medewerker en vervolgens om de week’. Tijdens dit contact maak je met je medewerker afspraken over de werkhervatting en maatregelen die genomen worden om dat te bespoedigen.

  • Contact met de arbodienst of bedrijfsarts

Tijdens het ziekteverzuim heeft je medeweker ook contact met de arbodienst en/of bedrijfsarts. Afspraken hierover neem je ook op in het protocol. Zo leg je vast wanneer de bedrijfsarts contact op neemt met je medewerker en wat je medewerker van dat gesprek kan verwachten. Beschrijf ook wanneer de bedrijfsarts je medewerker kan oproepen voor een medisch onderzoek.

Wil je een zo goed mogelijk re-integratieproces voor jouw medewerker bij langdurig verzuim? Lees hier onze 5 tips van psycholoog Brenda Roels.

  • Regels rond sancties en klachten

In het verzuimprotocol neem je ook op wat er gebeurt als een medewerker zich niet aan de afspraken van het protocol houdt of niet voldoende meewerkt. Bijvoorbeeld: ‘Houdt een medewerker zich niet aan de afspraken uit het protocol of werkt hij niet voldoende mee aan zijn herstel, dan kan dit leiden tot een waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, heeft de werkgever het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten’. Maak daarnaast ook duidelijk waar je medewerker terecht kan met zijn of haar klachten over bijvoorbeeld de bedrijfsarts.

  • Probleemanalyse en plan van aanpak

Binnen de zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft een advies over het werkhervattingstraject. Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies moet er (binnen twee weken) een plan van aanpak opgeteld worden. Dit plan is erop gericht om er samen met je medewerker voor te zorgen dat hij of zijn weer aan de slag kan. Zet ook deze stappen in het verzuimprotocol.

Hulp bij psychisch verzuim kan sneller

Wanneer je medewerker verzuimt door psychische klachten duurt het vaak té lang (gemiddeld 10 weken) voordat er de juiste hulp is. Dit heeft veel gevolgen. De klachten van de medewerker worden vaak erger, het ziekteverzuim is langer en de verzuimkosten zijn hoger. Maar het kan ook anders: via ons kan jij je medewerker direct helpen. Nog voor de eerste afspraak met de bedrijfsarts. Onze psychologen spreken je medewerker dezelfde dag nog om de juiste zorg te bepalen. Vaak start de behandeling al binnen twee (werk)dagen. Met een snelle aanpak gaat je medewerker door minder diepe dalen, is de behandeltijd korter en kan je medewerker sneller re-integreren.

Door onze ervaring in samenwerkingen met bedrijfsartsen en arbodiensten kunnen we door middel van intercollegiaal overleg en medische verslaglegging de bedrijfsarts betrekken in het traject. Zo hoeft de medewerker niet te wachten op de juiste hulp en wordt de bedrijfsarts ondersteund om tot een betere besluitvorming te komen. Bel 085-4019223 voor advies.

Andere thema’s in het verzuimprotocol

Naast de hierboven genoemde thema’s kun je ook de volgende thema’s toevoegen aan je verzuimprotocol:

  • Re-integratiedossier: welke informatie komt in het re-integratiedossier te staan en wie mag dat inzien?
  • WIA-aanvraag: welke procedure geldt er bij jouw bedrijf voor een WIA-aanvraag?
  • Herstel en betermelding: wat zijn de afspraken rond het betermelden en hervatten van het werk?
  • Arbeidsconflict: welke regels zijn er bij een conflict op werk?
  • Vakantie: mogen je medewerkers op vakantie gaan tijdens periode van arbeidsongeschiktheid?
  • Ziekmelding vanuit het buitenland: hoe moeten je medewerkers zich ziekmelden vanuit het buitenland?
  • Second opinion bedrijfsarts: welke procedure moet er gevolgd worden voor het aanvragen van een second opinion?
  • Privacy: welke maatregelen neem je ter bescherming van privacygevoelige gegevens van je medewerkers?

Verzuim onder controle houden

Als werkgever is het van belang om ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken. Langdurig ziekteverzuim is namelijk een groot en kostbaar probleem. Verzuimkosten bestaan uit de verplichte loondoorbetaling, arbodienstverlening, verlies aan productie en eventuele kosten voor vervanging. Het verzuim van jouw medewerkers voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Als werkgever kun je regelmatig checken hoe het met je werknemer gaat, (psychische) klachten op tijd herkennen en preventief hulp aanbieden. Onze preventietool het Balanskompas kan hierbij helpen. Dit is een psychologische vragenlijst die speciaal is ontwikkeld om je medewerkers inzicht te geven in hoe het nou écht met ze gaat. Zijn er duidelijke aandachtspunten of psychische klachten? Dan kan er direct passende ondersteuning worden ingezet.

Wil jij weten hoe je psychische klachten herkent op de werkvloer? Download dan hier onze whitepaper.

Meer weten?

Wil je meer weten of samen met ons kijken naar de mogelijkheden voor jouw medewerker(s)? Neem dan contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat jouw medewerkers gezond inzetbaar zijn. Bel 085 4019 223 of mail naar: werkgevers@psyned.nl. Wij helpen graag!

Bronnen

Bij het samenstellen van deze pagina is gebruik gemaakt van de volgende bronnen:

Gecontroleerd door expert

De informatie op deze pagina is gecontroleerd en goedgekeurd door Bob Schipper, expert Werkgevers en Arbodiensten bij Psyned

Snel hulp bij het ziekteverzuim van je medewerker?

Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen op het moment van ziekteverzuim? Neem dan hieronder contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Plan je adviesgesprek